الأمور التنظيمية تتغير باستمرار،وتشمل هذه التغييرات دورة حياة المنتج بأكملها - من الوعي قبل السوق باللوائح العالمية إلى إدارة التسويق المتغير والمتغير وأنشطة ما بعد السوقإدارة جميع أنواع التغييرات التنظيمية دون عمليات وأساليب مبسطة هي مهمة شاقة ويمكن أن تعرض فرق الشؤون التنظيمية للمخاطر، بما في ذلك تأخير المشاريع.عدم الامتثال، والآثار المالية، وتدفق الموظفين.

مع تفاعلات الشؤون التنظيمية والأنشطة التي غالبا ما تمتد عبر مختلف الإدارات ومواقع المكاتب وأصحاب المصلحة الخارجيينالعديد من فرق الشؤون التنظيمية تترك تتساءل كيف يمكنهم تبسيط إدارة العمليات بشكل أفضل.

قمنا بإعادة تلخيص المنهجيات الأساسية من ندوة الويب الأخيرةالتنقل في التغيير التنظيمي: لماذا إدارة العمليات المبسطة أمر بالغ الأهمية لفرق تنظيم التكنولوجيا الطبية، لمساعدة فرق RA في مراجعة عملياتها الحالية، وتحديد الثغرات، ووضع خطة للتصحيح والتنفيذ التي ستمكنهم من تقليل المخاطر والحفاظ على استمرارية التنظيم.

المرحلة الأولى: تقييم العمليات الحالية لفريقك

تخصيص الموارد لتقديم تقييم صادق لعمليات التنظيم الخاصة بك يمكن أن يكون صعباً. لقد رأينا النجاح الأكبر من خلال وجود الوعي والمشاركة من جميع أصحاب المصلحة من فريقك،كما أن العديد منهم لديهم مصلحة خاصة في العمليات التنظيمية الخاصة بك والمعلوماتبالإضافة إلى ذلك، رأينا نجاح أكبر عندما تكون هذه الجهود مدعومة من قبل راعي تنفيذي ملتزم بتبسيط هذه العمليات وإجراء التغييرات.

عندما نتحدث عن تقييم العمليات الحالية، نحن لا نعني فقط قراءة SOPs المشتركة ومخططات التدفق. نحن نتحدث عن مراجعة صادقة من كفاية المدخلات التنظيمية الخاصة بك.بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها لمساعدتك في تقييمك هي::

• هل لدينا كل ما نحتاجه عندما نحتاجه؟
• هل تنتج هذه العملية نتائج قيمة؟ ما مدى جهدنا في توليد هذه النتائج؟
• هل لدينا الأدوات المناسبة؟ وإذا لم يكن لدينا، ما هي الأدوات الموجودة في السوق التي يمكن أن تساعدنا على تحقيق أهدافنا؟

من الآمن القول أنه يمكنك قضاء وقت أقل على العمليات التي حددت أنها تعمل بشكل جيد. إذا كنت لا تعرف بالضبط من أين تبدأ في تقييم العملية،من المفيد التفكير في المكان الذي تقضي فيه معظم وقتكعندما تركز على العمليات التي تستغرق معظم وقتك، فمن الأسهل أن ترى أين تكمن عدم الكفاءة.

بمجرد تحديد فرص التحسين، حان الوقت للنظر في جميع المخاطر المحتملة.,العمليات غير الفعالة، أو أسوأ من ذلك، العمليات غير الفعالة حيث يضيع المهنيون في مجال التدريب المهني الكثير من الوقت في الوصول إلى مخرجات خاطئة أو عدم وجود مخرجات على الإطلاق.

وبينما يتم تقييم المخاطر لهذه الفرص، يجب عليك بعد ذلك النظر في الجهد الذي سيستغرق لحل كل منها. هذا القياس ليس من الضروري أن يكون محددا للغاية.الغرض منه هو مساعدتك في النهاية على تحديد أولويات تغييرات العملية التنظيمية التي تريد تنفيذها مع فريقك أولاً.

المرحلة الثانية: تخطيط التحسينات

في حين أن هناك بعض التخطيط الذي يحتاج إلى أن يحدث في الوقت الذي تبدأ فيه مرحلة التقييم لمساعدتك على فهم وتحديد من سيقوم بتقييم أي عمليات،تهدف هذه المرحلة إلى التركيز على التخطيط لتحسينيبدأ بتحديد أولويات العمليات غير الفعالة من أعلى إلى أدنى مستوياتها. يجب تحديد أولويات الفجوات وتوفير الموارد أولاً دون محاولة "غلي المحيط".هذا سيساعد فريقك على إعداد نفسه لمرحلة تنفيذ ناجحة في المرحلة القادمةمن خلال تجربتنا، من الصعب التركيز بشكل مناسب على تحسين العمليات عند محاولة تغيير العديد من العمليات في وقت واحد.

خلال مرحلة التخطيط، يمكنك مراجعة نتائج التقييمات مع جميع أصحاب المصلحة التنظيميين وأي أصحاب المصلحة الآخرين الذين يشاركون في نتائج العمليات. The process owners can then take this opportunity to break down silos by understanding the relationship that their processes have with other departments and the effect their outputs have on these departments. Taking the time to understand the impact your processes have on other departments will allow you to be able to make any necessary adjustments to the inputs and outputs of your processes and hone your communication strategies.

من هنا، يمكنك تعيين الموارد والمهام لإدارة الجهد الشامل مع التسجيلات المنتظمة.

المرحلة الثالثة: التنفيذ

التنفيذ، الجزء السهل كما نقول في نكتة. كما تعمل من خلال مهام التنفيذ التي تم تحديدها في مرحلة التخطيطانها فكرة جيدة لاختبار وتكرار على التغييرات الخاصة بك للتأكد من أنها لا تزال ذات معنىهذا أمر حاسم أيضا للتحقق من أن تغييراتك تقدم المشروع أو المهمة نحو أهداف إدارة العمليات العامة.

التدريب عنصر رئيسي في مرحلة التنفيذ أيضا.أي اتصال مقدم يمكن تقديمه لمستخدمي العملية قبل التدريب سيكون مفيدًا لاعتماد التغيير وإدارة التغيير. It’s important to not only communicate that  process changes are coming but also why they are coming and what benefits the end users of the process and the consumers of the outputs expect to see as a result.

وبمجرد تنفيذ هذه التغييرات في العملية، واستكمال التدريب، من المهم قياس ومراقبة العملية من أجل فعالية التغييرات.بعض الأسئلة الرئيسية التي يجب النظر فيها هنا:

• هل حصلنا على كفاءة؟
• هل جعلنا حياتنا أسهل مع هذه التغييرات العملية؟
• ما هو تأثير هذه التغييرات على فريقنا، والإدارات الأخرى، ومنظمتنا؟

إذا كنت لا تستطيع الإجابة على هذه الأسئلة بشكل إيجابيمن المهم أن تعود إلى مرحلة تخطيط التقييم للتأكد من أن جميع فرص التحسين والمهام تم تحديدها وتعيينها بشكل صحيح.عندما تجد تلك التغييرات لها تأثير إيجابييجب عليك التواصل مع جميع الفرق ذات الصلة لبناء قصة نجاح داخل مؤسستك وتشجيع المزيد من تبني هذه التغييرات.

تكرار الندوة الالكترونيةالتنقل في التغيير التنظيمي: لماذا إدارة العمليات المبسطة أمر بالغ الأهمية لفرق تنظيم التكنولوجيا الطبية، لديها المزيد من النصائح لمساعدتك على تحسين إدارة العمليات الخاصة بك ويشرح كيف يمكن للأدوات التنظيمية مثل أنظمة RIM مساعدة فرق RA على أتمتة، تتبع،وإدارة عملياتهم عبر فرق داخلية وخارجية عالمية. تحميل التكرار الكاملهنا.